Første udgave af systemet blev klar på en aften:

FileMaker gav overblik over de frivillige

Når 1600 frivillige skal tildeles aktiviteter i en global event som World Outgames, er det svært at bevare overblikket. Takket være FileMaker Pro tog det kun én aften at udvikle skitsen til en løsning for Outgames Copenhagen. Få dage efter var en løsning i drift, som løbende blev tilpasset med internet-adgang, sms-remindere og meget andet.

”Uden FileMaker Pro havde det aldrig kunnet lade sig gøre at udnytte 1600 frivillige så effektivt.”

Sådan siger Thorbjørn Nesjan, der som leder af frivillig-afdelingen i sommeren 2009 havde en hovedrolle i afviklingen af den globale kultur-event World Outgames i København, som omfatter sport, konferencer, fester og meget andet.

Planlægningen tog fart allerede i januar 2009, hvor de frivillige begyndte at melde sig. Det var vigtigt, at de fik en professionel modtagelse på kontoret, og at de hurtigt herefter kunne melde sig ind på nogle aktiviteter.

”Alle skulle bidrage med en bestemt mængde timer for at kunne få adgang til de fester og konferencer, der var en del af eventen,” forklarer Thorbjørn Nesjan, som derfor rettede henvendelse til ZorDesign ApS, der er dedikeret FileMaker Pro-udvikler. Hurtigt efter blev de enige om rammerne om projektet.

”Det var en meget positiv oplevelse, for mens vi sad og snakkede om mulighederne, kunne ZorDesign ApS skrive det hele direkte ind i en færdig løsning, så jeg fra starten fik bevis for, at FileMaker Pro kunne levere varen.”

Systemet kom grundlæggende til at bestå af et administrationsmodul for kontoret og et webmodul, hvor de frivillige kunne gå ind og tilmelde sig deres arbejde, fester og events. Det hele handlede om at forene tre databaser med frivillige, aktiviteter og lokationer, og så styre, hvordan den konkrete afvikling af aktiviteterne skulle foregå. Naturligvis ud fra de kompetence-profiler, som de var registreret under. Samtidig skulle enhver dialog med frivillige logges, så alle arbejdede ud fra samme base af viden.

”Tanken var, at frivillige selv skulle skrive sig på passende aktiviteter indtil de sidste uger før eventen. Til slut skulle vi så gå ind og se, om der var huller, som vi så kunne ringe rundt og fylde op,” forklarer han og tilføjer, at kontoret også skrev andre interessenter end frivillige ind i systemet. Altså både frivillige, journalister, ansatte m.v., så man derved havde alle personer registreret ét sted.

Når deltageren mødte op til selve begivenheden, kunne systemet desuden udskrive et navnekort med et foto, som blev taget direkte med et webcam ved registreringspulten. Denne finesse var naturligvis også udviklet i FileMaker Pro, ligesom FileMaker-løsningen sikrede, at alle frivillige 24 timer før en konkret aktivitet fik en e-mail og en sms med reminder om, at de skulle møde op. Løsningen krævede blot FileMaker Pro på de ansattes computere samt en webbrowser hos de frivillige. Hostingen af løsningen lå hos ZorDesign ApS, så drift, rettelser mv. umiddelbart kunne foretages uden besøg på Outgames-kontoret.

Thorbjørn Nesjan ikke i tvivl om, at han har valgt rigtigt ved at få en løsning skræddersyet i FileMaker Pro.

”Der findes også standardiserede løsninger til at styre events som denne, men de kan slet ikke alt det, som vi har fået her. Uden den avancerede styring af de frivilliges kompetencer havde vi simpelthen været nødt til at køre det traditionelt, så én frivillig fx kun var frivillig på én sportsgren. I stedet har vi fået udnyttet alle ressourcer, fået en fælles vidensbase og styret alt gennem systemet, så det kan præcis det, som vi har brug for.”

Han erkender dog, at det har kostet noget tid at udvikle løsningen.

”FileMaker giver mig som kunde mulighed for at deltage en hel del i tilpasningen af designet, og det har jeg brugt meget tid på, men når man ser på hvor korte tidsfrister vi har arbejdet med, så har det faktisk kørt ret smertefrit,” siger han og understreger, at det især skyldes, at der har været muligheden for udvikling, mens systemet var i drift.

”Vi har jo udviklet videre på systemet hele tiden, så det har kunnet tilpasses vores behov, uden at vi skulle lukke ned og konvertere databaserne. Det har virkelig været rart, fordi der ikke har været tid til at gennemskue alle behov fra starten.”

Om Outgames
Outgames er en international sports og kultur-event, som henvender sig til homoseksuelle, biseksuelle og transseksuelle fra hele verden. København var i 2009 vært for eventen, der blev ”født” i Montreal i Canada i 2006. http://www.copenhagen2009.org/