Bookingsystemet fik både crm-løsning og økonomistyring

Et bookingsystem, der samtidig er et økonomisystem og en løsning til styring af kunderelationer. Den kombination er svær at finde i en standardløsning. Derfor valgte Dansk Designcenter at udvikle et fleksibelt system i FileMaker Pro.

Behovet for et it-system var stort fra begyndelsen. Dansk Design Center var i år 2000 netop flyttet til nye lokaler med konferencefaciliteter nær Rådhuspladsen i København, og de administrative systemer til konferencedelen var slet ikke på plads. Et af centrets nye og vigtige hovedindtægter skulle komme fra afholdelse af møder og konferencer, og for at kunne drive den aktivitet, var det nødvendigt at finde en effektiv løsning, der både kunne reservere lokaler, forplejning og udstyr – og samtidig kunne sikre, at økonomien holdt, og at relationen til kunden blev fulgt op.
Konferencechef Lise-Lotte Skovdal havde ansvaret for den del af forretningen, og hun tog det udgangspunkt, at hun nok ikke var den første, der havde behov for en sådan løsning. Måske kunne hun i stedet bruge en pakkeløsning eller tilrette et produkt udviklet til brug i lignende virksomheder. For at samle inspiration tog hun derfor på besøg hos bl.a. Det Kongelige Bibliotek, Louisiana og Statens Museum for Kunst, ligesom hun fik besøg af flere sælgere af booking-systemer.
– De havde alle sammen mange spændende løsninger, men alligevel kunne jeg se, at de ikke ville tilfredsstille mine krav til en detaljeret styring af ressourcer, økonomi og kundedata, siger Lise-Lotte Skovdal, der fik ledelsens opbakning til i stedet at udvikle noget selv fra bunden.
Da standardløsningerne absolut ikke var specielt billige, mente konferencechefen oven i købet, at egen udvikling også økonomisk ville være et acceptabelt alternativ. Derudover var hun også heldig, at Dansk Design Center på det tidspunkt havde it-specialisten André Just Vedgren ansat på deltid i afdelingen.

Databasen altafgørende
– FileMaker var helt oplagt til opgaven, fordi kravene var, at det skulle være økonomisk og enkelt at udvikle samtidig med, at det skulle kunne bruges som et flerbruger-system, fortæller André Just Vedgren, der forklarer, at FileMaker automatisk udvikler rutiner til deling af ressourcerne mellem brugerne, uden at man behøver at tænke over det som programmør. Samtidig så han en fordel i, at man i FileMaker ret hurtigt kan præsentere delløsninger for kunden, så man fælles kan udvikle og tilpasse, indtil det matcher kravene. Den metode kaldes for ”prototyping” og sikrer, at en udvikling ikke kører i den gale retning, uden at det bliver opdaget i tide.

Kundeinformationer skulle samles op
Mens André Just Vedgren gik i gang med analysearbejdet, måtte Lise-Lotte Skovdal og de to andre i konference-afdelingen håndtere al administration ved hjælp af nogle gigantiske Excel-ark, der fungerede udmærket – men kun som en nødløsning.
– Man kan jo lave alt i Excel, men det bliver hurtigt et rod af forskellige ark, der ikke rigtigt spiller sammen, og som man ikke kan arbejde på i et flerbruger-miljø. Så vi glædede os alle til den dag, det nye system kunne tage over, fortæller hun.
Et af de helt store problemer ved Excel var, at økonomidelen var vanskelig. Desuden var historikken omkring kunder svær at samle op systematisk. Derfor var kravet til det nye system, at det skulle håndtere økonomi og opsamle alle data på kunden, når der blev booket mødelokaler, forplejning, udstyr mv. - Når en kunde ringer, er vi med systemet på et øjeblik opdateret med alle kundedata, som hentes på den fælles FileMaker server. Det gør det let at give en personlig rådgivning baseret på de tidligere arrangementer, forklarer Lise-Lotte Skovdal, der også bruger systemets kundedel til markedsføring, når hun udvikler tilbud til bestemte kategorier af kunder.

Totalt overblik og opfølgning
Den daglige kundekontakt fungerer også optimalt ved hjælp af systemet. Når kunden ringer, kan konsulenten hurtigt få et svar om ledige lokaler og tidspunkter ved hjælp af en overbliks-kalender, der viser samtlige reservationer på ét skærmbillede i en bestemt periode. Herudover kan det oven i købet lade sig gøre at lægge ønsker ind om reservation af husets egne interne mødelokaler, selv om de i virkeligheden skal reserveres i et andet internt system. Så dukker en advarsel op om, at man skal huske at reservere lokalet, inden vinduet lukkes.
– Den type af fleksibilitet kan man simpelthen ikke bygge ind i standard-løsninger, så kommer man til at spilde alt for meget tid, forklarer Lise- Lotte Skovdal. Når kunden har bestilt et arrangement, giver systemet desuden direkte adgang til alle priser, så kunden straks kan få en pris, og så man efter arrangementet kan printe en opgørelse, som sendes op i bogholderiet. Selve ordrebekræftelsen kan med det samme sendes som PDF til kunden direkte fra systemet, så man kan få ryddet evt. misforståelser af vejen med det samme.

Overblik er styrken
For Lise-Lotte Skovdal er noget af det helt unikke ved det skræddersyede system dog, at det giver alle et fælles overblik at arbejde ud fra. Det gælder ikke mindst ved bestillingen, hvor man i ét skærmbillede kan se en kalender status for alle lokaler i en given periode. Det gør det hurtigt at fortælle kunden om hans muligheder. Systemet giver også et rigtigt godt overblik i dagligdagen. Når de ansatte i afdelingen møder om morgenen, får de en liste over alle åbne sager, der skal gøres noget ved, ligesom de straks kan printe sedler for dagens begivenheder Lise-Lotte Skovdal er også overbevist om, at FileMaker systemet ikke kommer til at stå stille i udviklingen.
– I dag er det nået til et stade, hvor det kan så meget, at jeg grundlæggende ikke har de store ønsker og behov, som ikke tilfredsstilles. Men hverdagen udvikler sig hele tiden, så små justeringer, vil der altid være behov for, og så er det jo perfekt, når vi arbejder i et system, der kan tilpasses hurtigt af André. At det måske er sårbart, at viden om systemet ligger i hovedet på André, bekymrer hende ikke.
– Dokumentationen ligger jo i selve systemet, så selv om André har et enmandsfirma, så kan vi føle os trygge ved løsningen, også hvis han en dag vælger en anden karriere.